Nota PRIVATE AIConditions générales de vente — Nota
- Objet du contrat
- Prix et facturation
- Durée, résiliation, reconduction
- Usage raisonnable de l'assistant IA
- Disponibilité du service et limitation de responsabilité
- Protection des données
- Propriété intellectuelle
- Obligations du Client
- Résiliation pour manquement ou défaut de paiement
- Modification des CGV
- Droit applicable et for juridique
Article 1 — Objet du contrat
1.1 Nota, édité par Bryan Bugnon, entrepreneur individuel agissant en nom propre, Chemin de la Vy d'Etra 20, 2022 Bevaix, Suisse, propose un service SaaS d'assistant IA privé permettant à une entreprise cliente (« le Client ») de mettre à la disposition de ses collaborateurs un assistant conversationnel répondant exclusivement à partir des documents que le Client ou ses collaborateurs auront eux-mêmes fournis.
1.2 Le service comprend : un espace de stockage documentaire privé par collaborateur, une interface de conversation avec l'assistant IA, et des outils d'administration pour le Client (gestion des collaborateurs, sauvegardes de ses propres données).
1.3 Le service est fourni en mode SaaS (hébergement et exploitation par Nota) ; le Client ne reçoit aucune licence sur le code ou l'infrastructure sous-jacente.
Article 2 — Prix et facturation
2.1 Le service est proposé selon plusieurs forfaits mensuels (Essential, Business, Pro), dont le prix et le nombre de collaborateurs inclus sont communiqués au Client avant la souscription.
2.2 L'abonnement est facturé mensuellement et payable à l'avance, au début de chaque période mensuelle. Le paiement s'effectue par virement bancaire sur le compte indiqué sur la facture. Le Client dispose de 30 jours dès la date de facture pour s'acquitter du montant dû.
2.3 Nota peut modifier ses tarifs pour les nouvelles souscriptions à tout moment. Pour un Client déjà abonné, toute augmentation de prix lui sera communiquée avec un préavis minimum de 30 jours, et prendra effet à la période de facturation suivante. Le Client qui refuse la nouvelle tarification peut résilier avant son entrée en vigueur conformément à l'article 3.
2.4 Le dépassement du nombre de collaborateurs inclus dans un forfait nécessite le passage à un forfait supérieur ; Nota en informe le Client avant tout blocage de création de nouveaux collaborateurs.
Article 3 — Durée, résiliation, reconduction
3.1 L'abonnement est conclu pour une durée d'un mois, renouvelé tacitement chaque mois sauf résiliation par l'une des parties.
3.2 Le Client peut résilier à tout moment en s'adressant à contact@getnota.ch, avec effet à la fin de la période de facturation en cours. Aucun remboursement au prorata n'est dû pour la période déjà entamée.
3.3 À la prise d'effet de la résiliation, l'ensemble des données du Client (documents, conversations, comptes collaborateurs) est définitivement supprimé des systèmes actifs de Nota, sans délai de conservation.
3.4 En conséquence, il appartient au Client d'exporter ses données AVANT de résilier : aucune récupération n'est possible après la suppression. La fonction de sauvegarde par entreprise permet cet export à tout moment pendant la durée du contrat. Nota rappelle cette obligation au Client lors du traitement de sa demande de résiliation, celle-ci étant traitée manuellement et non par une action automatique.
3.5 Des copies résiduelles peuvent subsister dans les sauvegardes techniques automatiques de Nota pendant une durée maximale de 4 jours après la suppression, le temps que la rotation normale de ces sauvegardes les remplace. Ces copies ne sont ni accessibles ni exploitables via le service, et ne sont utilisées à aucune fin.
Article 4 — Usage raisonnable de l'assistant IA
4.1 Chaque abonnement Nota comprend un usage de l'assistant IA proportionné au forfait souscrit, dimensionné pour couvrir les besoins normaux d'une utilisation professionnelle courante. Cet usage n'est pas illimité : il est encadré par le mécanisme de quota décrit ci-dessous, dont l'objectif est de garantir un service stable et un prix soutenable pour l'ensemble des clients.
4.2 Ce quota est calculé automatiquement en fonction du forfait souscrit par le Client et du nombre de collaborateurs qui y sont actifs, puis réparti quotidiennement entre eux.
4.3 Lorsqu'un collaborateur approche de son quota quotidien, un message d'avertissement s'affiche dans l'interface. Une fois ce quota atteint, l'accès à l'assistant IA est temporairement suspendu pour ce collaborateur jusqu'au lendemain ; les autres fonctionnalités du service (historique des conversations, gestion des documents) restent disponibles sans interruption.
4.4 Un Client dont l'usage dépasse durablement les seuils prévus par son forfait se verra proposer un changement de forfait adapté plutôt qu'une simple restriction d'accès récurrente.
4.5 Nota se réserve le droit d'ajuster les paramètres techniques de ce mécanisme (seuils, périodicité de réinitialisation) à des fins d'amélioration du service, sans réduire l'usage auquel le Client peut prétendre au titre de son forfait.
Article 5 — Disponibilité du service et limitation de responsabilité
5.1 Nota met en œuvre les moyens raisonnables pour assurer un fonctionnement continu et fiable du service, sans toutefois garantir une disponibilité ininterrompue ni exempte d'erreurs. Des interruptions peuvent survenir notamment en raison de maintenance, de mises à jour, ou de pannes liées à des prestataires tiers (hébergement, fournisseurs d'infrastructure IA) hors du contrôle de Nota.
5.2 En cas d'interruption ou de panne du service, Nota s'engage à mettre en œuvre tous les moyens raisonnables pour rétablir le service dans les meilleurs délais, sans garantie de délai de rétablissement ni indemnisation automatique en cas de dépassement d'un délai quelconque.
5.3 Sauf faute grave ou intentionnelle de sa part, la responsabilité de Nota ne pourra être engagée pour les dommages indirects résultant d'une interruption du service (perte d'exploitation, perte de clientèle, gain manqué, atteinte à l'image).
5.4 Nota effectue des sauvegardes automatiques régulières des données de ses clients, toutes les 6 heures, mais ne garantit pas l'absence totale de perte de données en cas d'incident majeur. Il appartient au Client de conserver, s'il le souhaite, ses propres copies des documents qu'il juge sensibles.
5.5 Sauf disposition légale impérative contraire, la responsabilité totale de Nota au titre du présent contrat, tous dommages confondus, est limitée au montant des sommes effectivement versées par le Client au titre de son abonnement au cours des douze derniers mois précédant le fait générateur.
Article 6 — Protection des données
6.1 Nota traite les données personnelles et professionnelles de ses clients conformément à la loi fédérale sur la protection des données (LPD) et, le cas échéant, au RGPD si des personnes concernées se trouvent dans l'Union européenne.
6.2 Les documents et questions soumis à l'assistant IA sont traités par Infomaniak (Infomaniak Network SA, Genève, Suisse), fournisseur de l'infrastructure d'intelligence artificielle utilisée par Nota, aux seules fins de générer une réponse. Ce traitement a lieu en Suisse. Les données transmises ne sont pas utilisées pour entraîner des modèles.
6.3 Sont également traités par Infomaniak, en Suisse : l'hébergement de l'application et de la base de données, le service d'indexation sémantique des documents, le service d'exécution de calculs, et l'envoi des courriels d'identifiants aux collaborateurs.
6.4 Aucune donnée du Client ne quitte la Suisse. L'ensemble du traitement — hébergement, base de données, intelligence artificielle, indexation, exécution de calculs et envoi de courriels — est assuré par Infomaniak sur son infrastructure suisse. Nota ne recourt à aucun sous-traitant établi hors de Suisse. Si cela devait changer, le Client en serait informé au préalable conformément à l'article 10.
6.5 Chaque collaborateur dispose d'un espace documentaire et de conversations strictement privé : ni ses collègues, ni l'administrateur de son entreprise n'y ont accès. Le compte administrateur de Nota peut accéder au coffre documentaire d'un collaborateur, exclusivement à des fins de support technique ou de maintenance, mais n'a en aucun cas accès à ses conversations.
6.6 Le Client reste responsable du contenu des documents qu'il ou ses collaborateurs importent dans le service, et doit s'assurer d'avoir le droit de les transmettre à Nota et à ses sous-traitants (notamment : pas de données de tiers sans base légale, pas de catégories de données particulièrement sensibles sans mesures adaptées).
6.7 Le Client peut à tout moment demander l'accès, la rectification ou la suppression des données le concernant, en s'adressant à contact@getnota.ch. La suppression d'un compte collaborateur efface immédiatement et définitivement son coffre documentaire et ses conversations, sous réserve des copies résiduelles en sauvegarde technique mentionnées à l'article 3.5.
6.8 Nota n'utilise aucun outil de mesure d'audience, de traçage ou de publicité. Les seuls témoins de connexion (cookies) déposés sont ceux strictement nécessaires au maintien de la session et à la protection contre les requêtes frauduleuses.
6.9 Les événements sensibles (connexions, créations et suppressions de comptes, restaurations de sauvegarde) sont enregistrés dans un journal d'audit conservé 180 jours, puis automatiquement supprimé.
Article 7 — Propriété intellectuelle
7.1 Les documents importés par le Client ou ses collaborateurs restent la propriété exclusive du Client. Nota n'acquiert aucun droit de propriété intellectuelle sur ces documents et ne les utilise que pour fournir le service.
7.2 Les réponses générées par l'assistant IA sont fournies au Client « en l'état », pour son usage professionnel interne. Le Client est responsable de vérifier leur exactitude avant de s'y fier ou de les transmettre à des tiers.
7.3 Le logiciel, la marque « Nota », le design de l'interface et le code de la plateforme restent la propriété exclusive de Nota. Le Client bénéficie d'un simple droit d'usage du service pendant la durée de son abonnement, non exclusif et non transférable.
Article 8 — Obligations du Client
8.1 Le Client s'engage à n'importer dans le service aucun contenu illicite, frauduleux, ou portant atteinte aux droits de tiers.
8.2 Chaque collaborateur accède au service au moyen d'une adresse électronique et d'un mot de passe personnel. À la création du compte, un mot de passe temporaire est transmis par courriel à l'adresse fournie par le Client ; son remplacement par un mot de passe choisi par le collaborateur est exigé dès la première connexion.
8.3 Le Client et ses collaborateurs s'engagent à garder ces identifiants confidentiels et à en demander le renouvellement immédiat en cas de doute sur leur confidentialité. Cette opération, disponible depuis l'espace d'administration, invalide sans délai toutes les sessions ouvertes du collaborateur concerné.
8.4 Le Client est responsable de la désignation et de la gestion de ses propres administrateurs d'équipe, qui peuvent ajouter, supprimer et gérer les autres collaborateurs de son entreprise.
8.5 Le Client s'engage à ne pas tenter de contourner les mécanismes techniques du service (quota d'usage, isolation des données entre entreprises, authentification).
Article 9 — Résiliation pour manquement ou défaut de paiement
9.1 En cas de défaut de paiement, Nota peut suspendre l'accès au service après un rappel resté sans effet pendant 10 jours. La suspension ne libère pas le Client de son obligation de payer les sommes dues.
9.2 En cas de manquement grave du Client à ses obligations (notamment article 8), Nota peut suspendre ou résilier l'accès au service avec effet immédiat, après mise en demeure restée sans effet sauf urgence avérée (par exemple : contenu illicite, tentative de contournement de la sécurité).
9.3 La résiliation pour manquement ne donne droit à aucun remboursement des sommes déjà versées.
Article 10 — Modification des CGV
10.1 Nota peut modifier les présentes CGV à tout moment, notamment pour refléter une évolution du service ou des obligations légales.
10.2 Toute modification substantielle est communiquée au Client avec un préavis minimum de 30 jours avant son entrée en vigueur. La poursuite de l'utilisation du service après cette date vaut acceptation des nouvelles CGV ; le Client qui les refuse peut résilier conformément à l'article 3.
Article 11 — Droit applicable et for juridique
11.1 Les présentes CGV sont régies par le droit suisse, à l'exclusion des règles de droit international privé et de la Convention de Vienne sur les contrats de vente internationale de marchandises.
11.2 Le for juridique exclusif pour tout litige découlant du présent contrat est Neuchâtel (Suisse), sous réserve des fors impératifs prévus par la loi.